Lemanu Lernmanufaktur - Repetition, Repetenten, Wiederholung - Marketingfachleute, Verkaufsfachleute, Marketingleiter, Verkaufsleiter, E-Commerce Sepzialisten, Digital Collaboration Manager

Briefing: Die Beauftragung Dritter

Diese Informationen sind nicht umfassend. Mehr davon erhältst du inklusive einer individuellen Betreuung, wenn du dich für uns als Repetitionspartner entscheidest. Anbei ein Auszug aus unserem Stoff.

Grundlegende Fähigkeit: Ganzheitliches Erfassen und Wiedergeben

Journalisten arbeiten, um Ereignisse ganzheitlich rekonstruieren zu können, gerne mit der Technik der W-Fragen. Natürlich benutzt ein Journalist neben dieser Technik viele weitere Techniken zur Recherche.

Beim Verfassen eines Auftrags, eines Briefings, eines Berichts helfen genau diese Fragen, um eine Struktur in deine Aufstellung zu bringen. Die besten Resultate erreichst du jedoch, wenn du 6-8 W-Fragen verwendest.

Beispiele von W-Fragen:

  1. Wie viel: Was geschieht wie oft oder auch wie oft sollte es geschehen?
  2. Wovon: Wovon profitieren die Beteiligten am meisten?
  3. Was: Was ist der gewünschte Effekt? Was soll erreicht werden?
  4. Wo: An welchem Ort (geografisch, Software, Räumlichkeit) sollte etwas geschehen?
  5. Wie: Wie sollte etwas genau geschehen oder auch wie sollte es ablaufen?
  6. Wer: Wer ist verantwortlich oder auch wer ist der Ansprechpartner?
  7. Warum: (Zusatzfrage) Warum geschieht es oder auch warum sollte es geschehen?
  8. Woher: (Zusatzfrage) Woher stammen diese Informationen? Die Frage nach der Quelle.


Manchmal benötigst du oder der Auftragnehmer jedoch noch mehr Informationen:

  • Informationen zu beeinflussenden Effekten
  • Informationen zum klassischen Marketing
  • Informationen zum digitalen Marketing
  • Informationen zu den Kunden und deren Bedürfnissen
  • Informationen zu den Stakeholdern und deren Wünschen


Bei jedem Auftrag, den du gibst, solltest du folgendes beachten:

  • Customer Centricity: Ist und bleibt der Kunde im Zentrum? Outside-In-Betrachtung?
  • Data Management: Bekommen wir Daten und ziehen Erkenntnisse daraus?
  • Multiplikatoren: Ist, was wir tun, multiplizierbar und wiederholbar?
  • Technologie: Kann ich es automatisieren und technologisch bewerkstelligen?


Einige Links:

Inhalte eines Briefings

Nicht in jedem Briefing benötigst du die gleichen Informationen. Es gilt deshalb, das Briefing auf deine Aufgabe anzupassen. Beispiel: Wenn eine Agentur seit Jahren für euch arbeitet, kannst du auf die grundlegenden Informationen zu deinem Unternehmen womöglich verzichten.

Informationen zum Unternehmen
Die Gegebenheiten des Unternehmens

  • Kontaktdaten Unternehmen/Ansprechpartner?
  • Branchenbeschreibung / Tätigkeitsbeschreibung?
  • Unbedenkliche Details der Strategie?
  • Angebots- & Firmenpositionierung?
  • Projektbezogene Ausgangslage?
  • Informationen zum Produkt & Lebenszyklus?
  • Nennung der wichtigsten Mitbewerber?
  • Nennung der wichtigsten Beeinflusser?
  • Liste der Stärken/Schwächen des Unternehmens?
  • Schilderung der Vertriebs- und Marketingstrukturen?
  • Unternehmens-Kultur & Philosophie?
  • Unser Nutzenversprechen?
  • Weitere Hintergrund-Informationen?


Praxis:
Ist der Auftragnehmer bereits mehrjährig für dich tätig, können diese Informationen knapper ausfallen.
Prüfung: Du solltest diese Informationen auf jeden Fall geben, sofern im Fall nichts anderes verlangt wird. Es empfiehlt sich, die gestellte Aufgabe aufmerksam zu lesen.

Informationen zum Markt
Die Gegebenheiten des Marktes
 

  • Wo sind wir tätig, in welchen Märkten?
  • Unsere Marktposition?
  • Unser Marktanteil?
  • Wichtigste Trends & Entwicklungen?
  • Gibt es Bedrohungen durch Disruption?
  • Marktanteile der Mitbewerber?
  • Wer ist die anvisierte Zielgruppe?
  • Liste der Chancen/Gefahren am Markt?
  • Weitere Hintergrund-Informationen?


Informationen zum Auftrag
Rahmenbedingungen

  • Welches Budget & welche Konditionen gibt es?
  • Ziele des Vorhabens (SMART)?
  • Welches Reporting & Controlling wird erwartet?
  • Welche Milestones sind anvisiert?
  • Präsentationsform, deren Zeitpunkt & Dauer?
  • Zielgruppen, Personas und deren Relevanz?
  • Kern-, Haupt- und Neben-Botschaften?
  • Serviceleistungen, die erwartet werden?
  • Zahlung und Modalitäten?
  • Zugang zu Ressourcen (Bilder, Text, Videos)?
  • Definition der Unternehmenseigenen Leistungen
  • Technische Anforderungen wie Daten-Art, Speicherorte & Größe der Daten?
  • Situationsbedingte weitere Informationen


Informationen zum Auftrag
Aufgabenstellung

  • Ziele des Auftrags
  • Was wird in der Offerte / Pitch inhaltlich erwartet?
  • Auftragsgegenstand, z.B. Umsetzen eines Kommunikationsauftrags
  • Auftragsgegenstand, z.B. Umsetzen eines Marktforschungsauftrags
  • Auftragsgegenstand, z.B. Umsetzen eines E-Commerce Auftrags
  • Auftragsgegenstand, z.B. Situationsanalyse Erstellen
  • Auftragsgegenstand, z.B. Konzept Erstellen
  • Auftragsgegenstand, z.B. Entwicklungsauftrag
  • Auftragsgegenstand, z.B. Beratungsauftrag
  • Auftragsgegenstand, z.B. Schulungsauftrag
  • Darlegen der gewünschten Vorarbeiten und begleitenden Konzepte
  • Abgabetermine, Zeitvorgaben, Milestones, Präsentationsorte, Präsentationsformen
  • Situationsbedingte weitere Informationen

Klare Kommunikation als Grundlage

Kommunikation ist nicht einfach. Sie ist es zur Hauptsache deshalb nicht, weil man dafür zu sorgen hat, dass der Empfänger es versteht und man dessen Sprache spricht. Die Konsequenzen, wenn der Empfänger Deiner Botschaft diese nicht eindeutig versteht? Die gewünschte Leistung wird nicht erwartungsgemäss erbracht werden können. Das kostet Zeit, Nerven und Geld. Aber es gibt Tipps, wie Kommunikation besser gelingen kann:

  • Achte auf klare und einfache Ausdrucksweise
  • Achte auf prägnante Formulierung ohne Schnörkel
  • Erläutere, warum etwas getan werden soll. Sinnhaftigkeit
  • Umschreibe, was soll am Ende erreicht sein
  • Was soll mit dem Resultat getan werden können
  • Achte darauf, verstanden zu werden, und hole Feedback
  • Vermeide, dass der Auftragnehmer interpretiert. Frage nach
  • Es geht nicht um Deine Profilierung, sondern um die Sache
  • Jeder muss es verstehen können, deshalb

 

Kurz

 

Einfach

Gegliedert

Anregend

–        Wenig Worte

–        Kurze Sätze

–        Keine Nebensätze

–        Fokussierung

–        Wenige Sätze

 

–        Verben

–        Wenig Substantive

–        Einfache Sprache

–        Wenig Anglizismen

–        Keine Fremdwörter

–        Klarer Aufbau,

–        Klarer Ablauf

–        Sachlich

–        Unterteilungen

–        Storyboard

–        Wenige Schritte

 

–        Beispiele

–        Erklärend

–        Freundlich

–        Positiv

–        Personas

 

 

Klartext sprechen? Es gibt eine Formel für K.L.A.R.E Kommunikation

Die Buchstaben stehen für 5 Kernwerte, die für jede unmissverständliche Informationsübermittlung in der Kommunikation zwingend erforderlich sind. Sie wurden von Martin Eppler entwickelt. Er ist Professor für Kommunikationsmanagement an der Universität St. Gallen.

  • K wie Kontext – Die Botschaft, die Du übermittelst, muss in das grössere Ganze des Empfängers passen und nicht interpretiert werden müssen.
  • L wie Logik – Botschaften sind vom Empfänger leichter zu verstehen, wenn ein logischer, erkennbarer und strukturierter Aufbau existiert.
  • A wie Ambivalenz – Wiedersprüche und Zweideutigkeiten verwirren den Empfänger der Botschaft möglicherweise und sind immer zu vermeiden.
  • R wie Resonanz – Botschaften dürfen für den Empfänger durchaus spannend aufgebaut sein. Der Spannungsbogen fördert die Aufmerksamkeit und das aktive Zuhören.
  • E = wie Einfach – Lange Botschaften sind unklarer als kurze Botschaften. Wer also seinen Auftrag erledigt haben möchte, ist gut beraten, sich kurzzufassen.

Kommunikationsfehler

Das Sender-Empfängermodell besagt, dass der Sender eine Botschaft vermittelt und diese vom Empfänger entschlüsselt und verstanden werden muss. Der Empfänger erstellt ein Feedback, welches von ursprünglichem Sender ebenfalls entschlüsselt werden muss. Genug Platz also, um sich nicht zu verstehen.

  • Ungeklärte Erwartungen – Kläre alle Erwartungen, Aufgaben und Ziele …
  • Forderungen können nicht erfüllt werden – Aufzeigen, wie es gemacht werden kann …
  • Keine Transparenz – Begründen, warum es notwendig ist …
  • Es wird nicht rechtzeitig gegengesteuert – Zwischenfeedbacks fehlen …
  • Fehler werden nicht oder zu spät angesprochen – Fehler werden erst im De-Briefing aufgezeigt …
  • Jeder kommuniziert in seiner Welt – Voreingenommen, Vorurteile verhindern ein Verstehen …
  • Zu grosses Harmoniestreben – Ein Nein würde den Frieden stören …
  • Prinzipien – Persönliche Prinzipien sind nicht immer wichtiger als Resultat

Unbedingt zu nutzen

Unbedingt zu vermeiden

–                Ja, weil …

–                Nein, weil …

–                Gut, weil …

–                Schlecht, weil …

–                Erledige bitte, weil …

–                Eventuell …

–                Möglicherweise …

–                Unter Umständen …

–                Wäre denkbar …

–                Vielleicht …

–                Man könnte …

–                Ich finde …

–                Man sollte …

–                Ein wenig …

–                Etwas

–                Normalerweise …

–                Unmöglich …

–                Wahrscheinlich …

–                Ich vermute …

 

Basis: Die hier aufgeführten Methoden und Raster solltest Du zwingend beherrschen. Die angegebenen Zeiten sind durchschnittliche Richtwerte und sind der Aufgabenstellung und der Punkteanzahl der Aufgaben anzupassen.

Wichtig: Die hier gezeigten Raster sind universell. Es ist wichtig, sie der jeweiligen Fragestellung im Fall anzupassen. Die Aufgabenstellung in Fall hat hier Vorrang.

Grundvoraussetzung: Für die korrekte Anwendung ist immer das sorgfältige und umfassende lesen und verstehen der Aufgabe und das stetige Anwenden dieser Modelle in Fallstudien. Ein reines Anschauen und Ablegen im Prüfungsordner alleine sind nicht ausreichend.